اداره هوشمند چیست و چه مزایایی دارد؟

در طی سال‌ها و با پیشرفت تکنولوژی، ادارات و دفاتر کار به طور چشمگیری دستخوش تغییر شده‌اند. بیشتر متخصصین املاک و مستغلات و مدیران شرکت‌ها بر این باورند که محل کاری که منعطف نباشد و خود را با نیازهای کارمندان تطبیق ندهد، از بین خواهد رفت. به عبارت دیگر، محیط کار برای ادامه بقا نیاز به هوشمند شدن دارد و به همین دلیل مفهوم “اداره هوشمند” امروزه مورد توجه قرار گرفته است.

وقتی که از یک اداره مدرن صحبت می‌کنیم، عموما منظور ما یک فضای باز، تجهیزات به روز، نور طبیعی و … است. اما برای هوشمند سازی محیط کار، فقط فضای فیزیکی کافی نیست. پس چه چیزی باعث ایجاد اداره هوشمند می‌شود؟ در ادامه همراه تپ لایف باشید تا راجع به ادارات هوشمند، مزایای آن‌ها و نحوه هوشمند سازی محیط کار بیشتر بدانیم.

منظور از اداره هوشمند چیست؟

اداره هوشمند یک فضای کاری است که در آن از تکنولوژی مدرن استفاده می‌شود تا کارمندان بتوانند هوشمندتر، مفیدتر و سریع‌تر کار کنند. هدف از پیاده‌سازی سیستم اداره هوشمند این است که با خودکارسازی کارها، موانع غیر ضروری را از سر راه کارمندان برداشته شود. در نتیجه آن‌ها می‌توانند وقت مفید بیشتری را برای آن چه که واقعا اهمیت دارد صرف کنند.

هنگاهی که دفتر یا سازمانی مجهز به دستگاه های IOT باشد و به اینترنت متصل باشد ، آن را مکانی هوشمند میدانیم. در یک دفتر هوشمند ، دستگاه های هوشمندی که به اینترنت متصل هستند ، یک اکوسیستم هوشمند ایجاد خواهند کرد که می توانیم وضعیت سازمان را مدیریت ، نظارت و کنترل کنیم.

میتوانید کارآیی کارکنان را بهبود ببخشید. بسیاری از وظایف می توانند بصورت خودکار باشند و کارکنان بر روی  وظایف اصلی خود را متمرکز باشند. در نتیجه ، اهداف سریعتر و دقیق تر به دست خواهند آمد.

راهکار اداره هوشمند متشکل از تکنولوژی‌هایی است که بین کارکنان و کارمندان، ساختمان، تجهیزات، وسایل و زیرساخت‌های IT ارتباط برقرار می‌کند. پیش از آن که به توضیح کاربردها و مزایای هوشمندسازی اداره‌ها بپردازیم، تاریخچه مختصری از هوشمندسازی فضای کار را بررسی می‌کنیم.

مزایای ساختمان اداری هوشمند

کاهش مصرف انرژی

روزانه میزان انرژی زیادی در ساختمان‌های اداری اتلاف می‌شود و این موضوع تبدیل به یک بحران جدی شده است. در یک اداره هوشمند کنترل روشنایی و دما بر اساس اطلاعات به دست آمده از سنسورها است. به عنوان مثال اگر کارمندی فراموش کند پیش از پایان ساعت کاری سیستم تهویه و کنترل دما را خاموش کند، دیگر جای نگرانی نیست. چرا که با تشخیص عدم حضور افراد توسط سنسورها، چراغ‌ها و سیستم سرمایش و گرمایش به صورت خودکار خاموش می‌شوند.

روش دیگری که برای کاهش مصرف انرژی استفاده می‌شود، تحلیل اطلاعات به دست آمده از دستگاه‌ها است. در یک اداره هوشمند، میزان مصرف هر دستگاه به صورت دقیق و با ساعت قابل مشاهده است. بررسی اطلاعات نشان می‌دهد میزان مصرف هر یک از کارکنان چقدر است و چگونه می‌توان آن را کاهش داد.

امنیت ساختمان

اداره‌ها مکان‌هایی پر تردد هستند و برای آن‌ها علاوه بر تامین امنیت خارجی، جلوگیری از سرقت‌های داخلی نیز مطرح است. در ادارات هوشمند برای تامین امنیت از نظارت ویدیویی مدرن استفاده می‌شود. با این دوربین‌ها می‌توان فضاهای مختلف محیط کار را از زوایای مختلف دید و ویدیوهای با کیفیت بالا و نور مناسب ضبط کرد.

فیلم‌های ضبط شده در فضای ابری ذخیره می‌شوند تا در صورت نیاز بتوان آن‌ها را دانلود و استفاده کرد. به علاوه قابلیت مشاهده همزمان تصویر چند دوربین در یک مانیتور، مدیریت محیط کار را راحت‌تر می‌کند.

کاهش هزینه

یکی از کارهای ضروری برای مدیران کسب و کارها این است که کارآمد بودن کمپانی خود را به نسبت میزان هزینه انجام شده بررسی کنند. سنسورها و سیستم‌های خودکار می‌توانند داده‌ها را به صورت بلادرنگ ضبط کنند. این داده‌ها سپس پردازش شده و تبدیل به اطلاعاتی مفید می‌شوند که برای تحلیل، اندازه‌گیری و بهبود عملکرد پرسنل و شرکت استفاده می‌شوند.

البته راه‌های دیگری برای کاهش هزینه اداره هوشمند وجود دارد که در ادامه به چند مورد اشاره شده است:
• استفاده بهینه از فضا
• تشخیص زود هنگام مشکل در سیستم‌ها و جلوگیری از قطعی کامل آن‌ها
• استفاده از نرم‌افزارهای کنترلی برای مدیریت سیستم‌ها
• استفاده از سیستم‌های هوشمند روشنایی و کنترل دما

افزایش راندمان کارمندان

اداره هوشمند باعث افزایش نوآوری و خلاقیت در محیط کار می‌شود. بنابراین شرکت‌هایی که از این رویکرد استفاده می‌کنند عملکرد بهتری خواهند داشت. چرا که مسئولیت‌های فیزیکی و طاقت‌فرسای افراد از آن‌ها گرفته شده و امکان تمرکز روی مسائل مهم‌تر فراهم می‌شود. باید توجه داشت که در اینجا منظور ما هوشمندتر کار کردن است و نه کمتر کار کردن. یعنی در اداره هوشمند افراد کارهای خود را با استرس و تلاش کمتر، اما با بازده بالاتر انجام می‌دهند.

به علاوه فضای کار تاثیر مستقیمی روی نحوه عملکرد کارمندان دارد. کارمندان باید همزمان با انجام وظایف خود از بودن در محیط کار لذت ببرند. اداره هوشمند با خودکار سازی کارها و امکان کنترل هر سیستمی با تلفن همراه، باعث می‌شود که کارمندان در نهایت آسودگی خاطر به انجام کارهای خود پرداخته و در نتیجه راندمان کاریشان بالا برود.

نحوه هوشمند سازی ساختمان اداری

اساس کار هوشمندسازی ساختمان اداری مشابه هوشمند سازی ساختمان مسکونی است. با این تفاوت که ساختمان‌های اداری معمولا تنوع تجهیزات بیشتری داشته و در ساعات محدودی از شبانه روز توسط عده زیادی از افراد استفاده می‌شوند. بنابراین در تعریف سناریوها و همچنین هوشمندسازی تجهیزات، باید توجه داشت که هدف از پیاده سازی اداره هوشمند، تامین آسایش و آرامش مراجعه‌کنندگان و کارمندان در کنار تامین امنیت است.

تنظیم دمای هوشمند

روشن ماندن سیستم سرمایش یا گرمایش از مهم‌ترین دلایل اتلاف انرژی در ساختمان‌های اداری است. بسیار اتفاق می‌افتد که پرسنل فراموش می‌کنند پیش از ترک محل کار سیستم تهویه را خاموش کنند. یا حتی در ساعات کاری ممکن است با وجود مطلوب بودن دما یا باز بودن پنجره‌ها، سیستم کنترل دما همچنان روشن بماند.

برای پیاده‌سازی سیستم تهویه هوشمند در ساختمان‌های اداری باید از سناریوها و سنسورهای مختلفی استفاده کرد. چند نمونه راهکار که باعث کاهش هزینه‌های جاری ساختمان و افزایش عمر مفید تجهیزات می‌شود عبارتند از:
1- با استفاده از سنسور پنجره میتوان سناریویی تعریف کرد که در صورت باز بودن پنجره، سیستم تهویه خاموش شود.
2- سیستم تهویه باید تنها در ساعات اداری روشن باشد. میتوان یک بازه زمانی تعریف کرد که در آن سیستم تهویه و کنترل دما حتما خاموش باشد.
3- بعضی از فضاهای کاری فقط در مواقع خاصی استفاده می‌شوند. می‌توان با قرار دادن سنسور حرکت در این اتاق‌ها، سیستم تهویه را تنها زمانی که پرسنل داخل اتاق هستند روشن کرد.
4- استفاده از سنسور دما و ترموستات‌های هوشمند در محیط کار باعث می‌شود که دمای مطلوب برای همه افراد فراهم شود. به علاوه دیگر نیازی نیست که افراد خودشان سیستم را خاموش یا روشن کنند.¬¬

سیستم روشنایی هوشمند

عامل دیگر اتلاف انرژی در ساختمان‌های اداری، روشن بودن غیر ضروری چراغ‌ها است. مانند سیستم تهویه، نیازی نیست که سیستم روشنایی در ادارات دائما فعال باشد. بنابراین برای کاهش هزینه‌ها و افزایش عمر مفید چراغ‌ها، راهکارهای زیر توصیه می‌شود:
1- بسیاری اوقات روشنایی روز برای فضای داخلی ساختمان کافی است. با استفاده از یک سناریو می‌توان در صورت کافی بودن نور بیرون، روشنایی داخل ساختمان را با باز کردن پرده‌های هوشمند تامین کرد.
2- با استفاده از یک سنسور حرکت، می‌توان مطمئن شد که در صورت خالی بودن راهروها یا اتاق‌های اداره، انرژی هدر نمیرود.
3- در ساعات تعطیل بودن اداره، با تعریف یک سناریو ساده می‌توان از خاموش بودن سیستم روشنایی مطمئن شد.

افزایش ایمنی

تجهیزات و راهکارهای زیادی برای تامین امنیت یک ساختمان اداری وجود دارد. انواع قفل درب‌های هوشمند، دوربین‌های نظارتی، سنسورهای حرکت و ضربه و … هر گونه نگرانی را از بابت خطراتی مانند سرقت از بین می‌برد.

انواع خطرهای طبیعی مانند نشت گاز، آتش‌سوزی و … نیز ممکن است در ساختمان اداری اتفاق بیافتد. به منظور جلوگیری از بروز حادثه با صدمات و خسارات جبران نا‌پذیر، میتوان از سنسور نشت آب، سنسور نشت گاز، یا سنسور دود استفاده کرد.

مصرف انرژی

کنترل میزان مصرف برق و انرژی امروزه اهمیت دوچندان یافته است. برای حفظ این سرمایه ملی، رویکرد اداره هوشمند از راهکارهای مختلفی استفاده می‌کند. این راهکارها حتی در سطوح ابتدایی اتوماسیون نیز قابل استفاده هستند.

استفاده از پریزهای هوشمند برای کنترل وسایل برقی داخل ساختمان اداری، یکی از مواردی است که با هزینه اولیه پایین، بتوان مصرف انرژی را کنترل کرد. این پریزها علاوه بر قابلیت کنترل وسایل غیر هوشمند، گزارش دقیقی از میزان مصرف هر دستگاه می‌دهند.

ارتباط و همکاری

هدف اصلی به کار گیری اینترنت اشیا در ادارات برقراری ارتباط میان افراد و دستگاه‌ها است. چرا که تعامل میان افراد منجر به شکل‌گیری ایده‌های جدید می‌شود. در اداره هوشمند افراد از هر زمانی بیشتر با یکدیگر در ارتباط هستند و همین موضوع باعث بیشتر بودن خلاقیت و ابتکار در آن‌ها به نسبت ادارات سنتی شده است.

نکات مهم در هوشمند سازی ادارات

پیش از هوشمند سازی ساختمان اداری باید چند نکته مهم را در نظر داشت، که در ادامه آمده‌اند:

برای دریافت مشاوره رایگان یا پاسخگویی به سوالات خود در زمینه هوشمند سازی ساختمان‌های اداری، با ما تماس بگیرید.